Наредба Н-18 и СУПТО
А сега накъде?

С новата Наредба Н-18 касовите апарати ще изпращат в НАП данните за всяка продажба в реално време – на всеки 5 минути. Касовите бележки ще имат QR код, с който всеки купувач ще може да провери отчитането на продажбата в НАП. И досега касовите апарати изпращаха дистанционно данните за продажбите в НАП като изпращането ставаше след приключването на дневния финансов отчет. НАП подозират, че някои лица манипулират касовите си апарати. Затова изискванията за софтуера управляващ продажбите в търговския обект (СУПТО) и касовите апарати са строго регламентирани.

СУПТО е заплаха, която дебне всеки бизнес

СУПТО е всеки софтуер, който отчита и регистрира продажби. Например складова програма или програма за фактуриране се смята за СУПТО. Работен файл в Ексел, в който се съдържат данни за извършени продажби също може да се приеме за СУПТО.
При проверка инспекторите от НАП определят дали софтуерът, който ползвате е СУПТО или не. Инструкциите са, че в един търговски обект, в който се приемат плащания в брой, има софтуер, който притежава функционалност на СУПТО, то за този софтуер стават задължителни изискванията за СУПТО и последващи санкции. Изводът е, че основната забрана е в търговския обект да има някакъв софтуер, в който се отчитат или въвеждат данни за продажби, а в същото време продажбите да се въвеждат ръчно в касовия апарат.

Не е СУПТО софтуер, в който се въвеждат данни за продажби в търговски обект – например счетоводни и складови програми, ако този софтуер не се намира в самия обект, в който се извършват продажбите. Такъв софтуер не управлява продажбите в търговския обект, а данните в него се въвеждат впоследствие.

Хартиените фактури са новият тренд в отчитането на продажби

Само ръчно написани фактури не противоречат на наредбата Н-18 и СУПТО. Тяхното издаване вече не е така тромаво, като преди години. По-възрастните колеги с ужас си спомнят времената, в която валидна беше само хартиена фактура, която беше с печат на данъчната служба по регистрация на фирмата издател. Както и периодите на проверки и ревизии, в които данъчните обявяваха за невалидни фактури, на които им липсват атрибути, които са съвсем маловажни за определяне на данъчното събитие.

Сега „ретро” кочан фактури може да ни служи изключително удобно при фактуриране на уникални услуги. Такива, чиито текст не се повтаря при всяка сделка – продажба или оценка на недвижим имот, ремонт, консултантска услуга, свързана с определен проект. Подходящи са за услуги по договаряне, чието описание не е нужно или възможно да се събира на един стандартен ред.

Химизираните фактури са незаменими и при фактуриране на аванси, пропуснати в хронологията на издаваните документи от СУПТО. Или отчитането на други приходи – продажба на ДМА или друг актив.

На мен като управител в счетоводна кантора ще ми се наложи да използвам хартиените фактури, тъй като абонаментните услуги се фактурират в началото на периода, а плащането не е изключено да дойде и в брой в по-късен момент. Така че ще си поръчам печат на фактури, проектирани специално за мен, с по-широки редове за указваната услуга и името на получателя. Защото на мен такива ми трябват. Вие може да си поръчате различен формат, с повече редове. Все пак изработката на кочани с химизирани фактури са бутикова поръчка.

Аз ползвам и препоръчвам фактурите на печатница ИМПРЕС.

20 Февруари 2019 год.
Калина Чобанова
Управител на счетоводна кантора „ЕГИДА“